Talita Boros/MBPress
No mundo corporativo, o excesso de objetividade pode ser tão pecaminoso quanto a falta dela. Ao contrário do que muitos pensam, objetividade não significa escrever ou falar pouco. De forma geral, atingir o nível ideal entre o detalhamento abusivo e a falta de dados importantes depende da capacidade de síntese da pessoa que quer passar a informação.
Resumir tudo nem sempre pode ser uma saída inteligente para os executivos que desejam economizar tempo. Muito pelo contrário. Uma informação extremamente reduzida e mal sintetizada pode representar a necessidade de uma nova troca de mensagens. Na prática, isso significa gasto de tempo não previsto.
De nada adianta falar pouco ou escrever sucintamente se a informação não for transmitida de forma adequada. No ambiente corporativo, isso é uma prática muito comum, pois muitas vezes executivos e líderes têm de explicar pelo telefone o conteúdo expresso em um e-mail mal-escrito. Basicamente, isso significa perder tempo refazendo uma comunicação que já deveria ter sido clara desde o primeiro contato.
A busca incessante pela economia de tempo criou um montante de profissionais que peca pela falta de informação em seus textos. Com a necessidade de escrever pouco para ganhar tempo, muitos deixam de lado detalhes importantes. E essa falta, ao contrário do esperado, gera a necessidade de refazer todo o processo de comunicação.
Para a especialista em comunicação empresarial Thereza Cristina Guerra da Cunha, na maioria das vezes, a falta de coerência, clareza e precisão são os fatores que geram problemas nos textos e mensagens dos executivos. “O mundo corporativo é pautado o tempo todo pela comunicação. Um e-mail mal redigido, uma intranet sem estrutura, comunicações internas com textos que geram ambigüidade e outras interpretações são ótimos exemplos de comunicação sem direcionamento. Sem dúvida, todas essas falhas levam ao retrabalho, à perda de tempo, a mais reuniões e mais e-mails”, afirma.
Quando um profissional recebe um texto excessivamente sucinto, ele pode ser induzido ao erro, gerado pela omissão de pontos importantes. Com isso, a conseqüência é o resultado imperfeito e a necessidade de refazer o que já era para estar pronto. Por isso, uma ordem objetiva demais e que omita informações importantes pode gerar uma enorme perda de tempo, pois a tarefa terá de ser realizada duas vezes.
Thiago Stinghen, gerente comercial de uma marca de roupas e líder de uma equipe de vendas, passou por uma situação semelhante que gerou grande transtorno. “Recebemos um e-mail da diretoria, que fica em outra cidade, solicitando que separássemos algumas peças para retornar à fábrica. Depois que o trabalho estava pronto e todas as caixas já tinham sido fechadas, soubemos que era para mandar apenas alguns tamanhos específicos. A falta desse dado fez com que perdêssemos muito tempo fazendo errado e tivemos que refazer todo o trabalho”, relembra.
Para evitar desgastes desnecessários, gerados pelo excesso de objetividade, é importante seguir algumas regras básicas na hora de escrever um e-mail ou passar uma ordem ou pedido.
Primeiramente, deve-se analisar e raciocinar sobre a informação que precisa ser transmitida. Avaliar e levantar todos os aspectos que o receptor precisa saber para compreender a mensagem também é fundamental.
Escrever de forma clara e coerente, não se esquecendo de detalhes importantes e nem se estendendo demais, é outra boa dica. Por fim, é recomendável que se revise o texto para se ter certeza que nenhum dado importante foi deixado para trás. Afinal, ser conciso não é ser restrito. Fonte: Portal Você SA / Você com mais tempo
